POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES ANDES TOURS S.A.S

Fecha de última actualización: 14 de febrero de 2025

Vigencia: A partir del 14 de febrero de 2025

1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO:

    • Razón Social: ANDES TOURS S.A.S

    • NIT: 860.031.954-4

    • Domicilio: Carrera 9 # 74-08, Bogotá D.C., Colombia

    • Teléfono: +57 (1) 746-1333

    • Representante Legal: Colette Albrecht

    • Cédula: 51.719.147

DELEGADO DE PROTECCIÓN DE DATOS:

    • Nombre: [Designar responsable interno]

    • Teléfono: +57 (1) 746-1333

2. MARCO LEGAL Y NORMATIVO

Esta Política se desarrolla en estricto cumplimiento de:

    • Ley 1581 de 2012 (Régimen General de Protección de Datos Personales)

    • Decreto 1377 de 2013 (Reglamentario de la Ley 1581)

    • Ley 1266 de 2008 (Disposiciones generales del hábeas data)

    • Decreto 1074 de 2015 (Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio)

    • Sentencia C-748 de 2011 (Corte Constitucional)

    • Circular Externa 002 de 2015 (Superintendencia de Industria y Comercio)

    • Resolución 76434 de 2021 (SIC – Modelo de Privacidad)

    • Normativas internacionales aplicables según destinos de viaje

3. DEFINICIONES

Para efectos de esta política se entiende por:

    • Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables

    • Dato público: Dato calificado como tal según mandato de la ley o de la Constitución Política

    • Dato semiprivado: Datos que no tienen naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector

    • Dato privado: Datos que por su naturaleza íntima o reservada sólo son relevantes para el titular

    • Dato sensible: Información que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación

    • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales

    • Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento

    • Responsable: Persona natural o jurídica que decide sobre el tratamiento de datos personales

    • Encargado: Persona natural o jurídica que realiza el tratamiento por cuenta del responsable

4. TIPOS DE DATOS RECOLECTADOS

ANDES TOURS recolecta y trata de manera diferenciada los siguientes tipos de datos:

4.1 DATOS DE IDENTIFICACIÓN Y CONTACTO:

    • Nombres y apellidos completos

    • Tipo y número de documento de identidad (cédula, pasaporte, etc.)

    • Fecha y lugar de nacimiento

    • Nacionalidad y país de residencia

    • Estado civil

    • Género

    • Dirección de residencia y/o trabajo completa

    • Números telefónicos (fijo, móvil, WhatsApp)

    • Correo electrónico personal y corporativo

    • Redes sociales (cuando sean proporcionadas voluntariamente)

4.2 DATOS LABORALES Y COMERCIALES:

    • Empresa donde labora y cargo

    • Dirección y contacto laboral

    • Información financiera y crediticia (cuando sea necesaria)

    • Historial comercial y de servicios contratados

    • Preferencias comerciales y de contacto

    • Centro de costos y códigos contables (para clientes corporativos)

4.3 DATOS ESPECÍFICOS DE VIAJE:

    • Número de pasaporte y fecha de vencimiento

    • Visas y documentos consulares

    • Información de vuelos y reservas

    • Preferencias de asientos, comidas y alojamiento

    • Datos de programas de viajero frecuente

    • Información de acompañantes y beneficiarios

    • Datos de contacto de emergencia

    • Historial completo de viajes

4.4 DATOS SENSIBLES (CON AUTORIZACIÓN EXPRESA):

    • Datos de salud: Alergias alimentarias, condiciones médicas relevantes para el viaje, medicamentos, discapacidades, restricciones de movilidad

    • Datos biométricos: Cuando sean requeridos por autoridades migratorias

    • Creencias religiosas: Solo cuando afecten servicios de alimentación o itinerarios

    • Orientación sexual: Solo cuando sea relevante para servicios específicos

    • Datos de menores de edad: Con autorización de padres o tutores

4.5 DATOS TÉCNICOS Y DE NAVEGACIÓN:

    • Dirección IP y ubicación geográfica

    • Información del navegador y dispositivo

    • Cookies y tecnologías de seguimiento

    • Historial de navegación en nuestro sitio web

    • Interacciones con contenido digital

    • Logs de sistema y accesos

5. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

5.1 FINALIDADES PRINCIPALES (NECESARIAS PARA EL SERVICIO):

Para Viajes Corporativos:

    • Gestión integral de viajes de empresa

    • Implementación de políticas corporativas de viaje

    • Emisión de tiquetes y gestión de reservas

    • Tramitación de documentos consulares y visas

    • Gestión de programas de viajero frecuente

    • Reportes de gestión y control de gastos

    • Facturación y contabilidad

    • Cumplimiento de normativas fiscales y contables

Para Eventos MICE:

    • Organización completa de eventos corporativos

    • Gestión de participantes y invitaciones

    • Coordinación logística integral

    • Manejo de proveedores especializados

    • Producción y protocolo de eventos

    • Medición de satisfacción y resultados

Para Viajes Personalizados:

    • Diseño de itinerarios a medida

    • Gestión de servicios premium

    • Asesoría especializada en destinos

    • Coordinación de experiencias únicas

    • Atención personalizada 24/7

5.2 FINALIDADES SECUNDARIAS (REQUIEREN CONSENTIMIENTO ADICIONAL):

    • Envío de información promocional y ofertas especiales

    • Estudios de mercado y análisis de tendencias

    • Mejoramiento continuo de servicios

    • Desarrollo de nuevos productos turísticos

    • Invitaciones a eventos y presentaciones

    • Comunicaciones de temporadas especiales

    • Programas de fidelización y beneficios

5.3 FINALIDADES LEGALES (OBLIGATORIAS):

    • Cumplimiento de obligaciones fiscales y tributarias

    • Reporte a autoridades cuando sea requerido por ley

    • Cumplimiento de normativas de prevención de lavado de activos

    • Verificación de listas restrictivas (OFAC, ONU, UE)

    • Conservación de registros según normativa contable

    • Atención de requerimientos judiciales y administrativos

6. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

Los datos sensibles reciben protección especial:

6.1 AUTORIZACIÓN EXPRESA:

    • Se solicita autorización específica y separada

    • Se informa claramente sobre la finalidad específica

    • El titular puede revocar la autorización en cualquier momento

    • Se implementan medidas de seguridad reforzadas

6.2 DATOS DE SALUD:

    • Solo se recolectan cuando sean estrictamente necesarios para el viaje

    • Se limita el acceso al personal estrictamente necesario

    • Se mantiene confidencialidad médica absoluta

    • Se destruyen una vez cumplida la finalidad

6.3 DATOS DE MENORES:

    • Requiere autorización expresa de padres o tutores legales

    • Se verifica la identidad del representante legal

    • Se aplican medidas de protección especiales

    • Se limita la conservación al mínimo necesario

7. DERECHOS DE LOS TITULARES

Como titular de datos personales, usted tiene los siguientes derechos:

7.1 DERECHO DE ACCESO:

    • Conocer qué datos tenemos sobre usted

    • Obtener copia de sus datos en formato digital

    • Conocer las finalidades del tratamiento

    • Identificar los destinatarios de sus datos

7.2 DERECHO DE RECTIFICACIÓN:

    • Corregir datos inexactos o incompletos

    • Actualizar información desactualizada

    • Completar datos que sean incompletos

7.3 DERECHO DE SUPRESIÓN:

    • Solicitar la eliminación de sus datos cuando:

        • No sean necesarios para las finalidades

        • Haya retirado su consentimiento

        • Sus datos hayan sido tratados ilícitamente

        • Sea necesario para cumplir una obligación legal

7.4 DERECHO DE OPOSICIÓN:

    • Oponerse al tratamiento por motivos legítimos

    • Rechazar el envío de comunicaciones comerciales

    • Solicitar la no inclusión en estudios de mercado

7.5 DERECHO DE PORTABILIDAD:

    • Recibir sus datos en formato estructurado y legible

    • Transmitir estos datos a otro responsable cuando sea técnicamente posible

7.6 DERECHO A NO SER OBJETO DE DECISIONES AUTOMATIZADAS:

    • No ser objeto de decisiones basadas únicamente en tratamiento automatizado

    • Solicitar intervención humana en procesos automatizados

8. PROCEDIMIENTO PARA EJERCER DERECHOS

8.1 CANALES DE ATENCIÓN:

    • Presencial: Carrera 9 # 74-08, Bogotá D.C. (Lunes a viernes 8:00 AM – 6:00 PM)

    • Teléfono: +57 (1) 746-1333

    • Correo certificado: Carrera 9 # 74-08, Bogotá D.C.

8.2 REQUISITOS DE LA SOLICITUD:

    • Identificación completa: Nombre, documento de identidad, dirección

    • Petición clara: Describir específicamente lo solicitado

    • Documentos: Adjuntar copia del documento de identidad

    • Contacto: Medio para recibir respuesta

    • Representación: Si actúa en nombre de otro, acreditar la representación

8.3 PLAZOS DE RESPUESTA:

    • Consultas: Máximo 10 días hábiles

    • Reclamos: Máximo 15 días hábiles

    • Solicitudes complejas: Hasta 8 días hábiles adicionales (con justificación)

    • Respuesta gratuita: Una consulta por año calendario

9. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO

9.1 FORMA DE OTORGAR AUTORIZACIÓN:

    • Escrita: Mediante formularios físicos o digitales

    • Oral: En comunicaciones telefónicas (se conserva registro)

    • Electrónica: A través de aceptación en medios digitales

    • Conducta inequívoca: Cuando no sea posible obtenerla por escrito

9.2 CASOS SIN NECESIDAD DE AUTORIZACIÓN:

    • Información requerida por entidades públicas

    • Datos de naturaleza pública

    • Casos de urgencia médica o sanitaria

    • Tratamiento autorizado por ley

    • Datos necesarios para ejecutar contratos

9.3 REVOCATORIA DE AUTORIZACIÓN:

    • Puede revocarse en cualquier momento

    • Debe ser por escrito o medio verificable

    • No afecta tratamientos realizados con autorización previa

    • Puede implicar imposibilidad de continuar prestando servicios

10. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

10.1 MEDIDAS TÉCNICAS:

    • Encriptación: Datos sensibles encriptados con estándares AES-256

    • Certificados SSL/TLS: Conexiones seguras en todas las comunicaciones

    • Firewalls: Protección perimetral de servidores

    • Antivirus: Protección contra malware actualizada permanentemente

    • Backups: Copias de seguridad automatizadas y cifradas

    • Control de acceso: Autenticación multifactor para accesos críticos

10.2 MEDIDAS ADMINISTRATIVAS:

    • Políticas internas: Manuales de manejo de información confidencial

    • Capacitación: Formación continua del personal en protección de datos

    • Contratos: Cláusulas de confidencialidad con empleados y terceros

    • Auditorías: Revisiones periódicas de cumplimiento

    • Gestión de incidentes: Protocolos para violaciones de seguridad

    • Control de acceso físico: Restricciones a áreas donde se almacenan datos

10.3 MEDIDAS ORGANIZACIONALES:

    • Designación de responsables: Personal específico para protección de datos

    • Segregación de funciones: Separación de responsabilidades críticas

    • Monitoreo: Supervisión continua de actividades de tratamiento

    • Documentación: Registro detallado de todas las operaciones

11. TRANSFERENCIAS Y TRANSMISIONES INTERNACIONALES

11.1 TRANSFERENCIAS NACIONALES:

Los datos pueden ser compartidos con:

    • Proveedores turísticos: Aerolíneas, hoteles, agencias receptivas

    • Entidades financieras: Para procesamiento de pagos

    • Autoridades: Cuando sea requerido por ley

    • Terceros autorizados: Según finalidades informadas

11.2 TRANSFERENCIAS INTERNACIONALES:

    • Países con nivel adecuado: Según lista de la SIC

    • Salvaguardas apropiadas: Cláusulas contractuales tipo, normas corporativas vinculantes

    • Autorización expresa: Del titular cuando no existan otros mecanismos

    • Excepciones específicas: Ejecución de contratos, interés vital, interés público

11.3 GARANTÍAS EN TRANSFERENCIAS:

    • Verificación del nivel de protección del destinatario

    • Contratos que garanticen protección equivalente

    • Supervisión del cumplimiento de obligaciones

    • Derecho del titular a obtener copia de las salvaguardas

12. CONSERVACIÓN Y ELIMINACIÓN DE DATOS

12.1 CRITERIOS DE CONSERVACIÓN:

    • Finalidad: Mientras sea necesario para cumplir los propósitos

    • Base legal: Según plazos establecidos por ley

    • Consentimiento: Mientras no sea revocado

    • Interés legítimo: Evaluación periódica de proporcionalidad

12.2 PLAZOS ESPECÍFICOS:

    • Datos de clientes activos: Durante la relación comercial + 10 años

    • Datos fiscales: 5 años después del último ejercicio fiscal

    • Datos de marketing: Hasta revocatoria del consentimiento

    • Datos de menores: Eliminación al cumplir mayoría de edad (salvo obligación legal)

    • Videos de seguridad: Máximo 30 días (salvo investigación)

12.3 ELIMINACIÓN SEGURA:

    • Borrado físico irrecuperable de dispositivos de almacenamiento

    • Destrucción certificada de documentos físicos

    • Verificación de eliminación en copias de seguridad

    • Registro documentado del proceso de eliminación

13. VIOLACIONES DE SEGURIDAD (BRECHAS DE DATOS)

13.1 DETECCIÓN Y RESPUESTA:

    • Monitoreo continuo para detectar incidentes

    • Protocolo de respuesta inmediata (máximo 24 horas)

    • Evaluación del riesgo para los derechos y libertades

    • Implementación de medidas de contención

13.2 NOTIFICACIÓN A AUTORIDADES:

    • Notificación a la SIC dentro de 15 días hábiles

    • Información detallada sobre la naturaleza de la violación

    • Medidas adoptadas y por adoptar

    • Evaluación de riesgo y posibles consecuencias

13.3 COMUNICACIÓN A TITULARES:

    • Notificación cuando exista alto riesgo para derechos y libertades

    • Lenguaje claro y comprensible

    • Descripción de medidas adoptadas

    • Recomendaciones para el titular

14. DERECHOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

14.1 PROTECCIÓN ESPECIAL:

    • Los menores de 18 años reciben protección reforzada

    • Evaluación del interés superior del menor

    • Limitación en la recolección al mínimo necesario

    • Medidas de seguridad especiales

14.2 CONSENTIMIENTO:

    • Menores de 14 años: Autorización de ambos padres o representantes legales

    • Entre 14 y 18 años: Autorización del menor con asistencia de representantes

    • Verificación de identidad del representante legal

    • Información adaptada a la edad del menor

15. COOKIES Y TECNOLOGÍAS DE SEGUIMIENTO

15.1 TIPOS DE COOKIES:

    • Estrictamente necesarias: Para funcionamiento básico del sitio

    • De rendimiento: Para análisis estadístico anónimo

    • De funcionalidad: Para recordar preferencias del usuario

    • De publicidad: Para mostrar contenido relevante (con consentimiento)

15.2 GESTIÓN DE COOKIES:

    • Panel de configuración de cookies en el sitio web

    • Posibilidad de aceptar/rechazar por categorías

    • Información detallada sobre cada tipo

    • Instrucciones para gestión desde el navegador

16. EVALUACIONES DE IMPACTO

ANDES TOURS realiza evaluaciones de impacto cuando:

    • El tratamiento puede implicar alto riesgo para derechos y libertades

    • Se utilizan nuevas tecnologías

    • Se procesan datos sensibles a gran escala

    • Se realizan perfiles o scoring automatizado

17. RESPONSABILIDAD PROACTIVA (ACCOUNTABILITY)

17.1 MEDIDAS IMPLEMENTADAS:

    • Políticas internas de protección de datos

    • Formación continua del personal

    • Auditorías regulares de cumplimiento

    • Registro de actividades de tratamiento

    • Evaluaciones de impacto cuando corresponda

    • Designación de delegado de protección de datos

17.2 DEMOSTRACIÓN DE CUMPLIMIENTO:

    • Documentación de todas las medidas adoptadas

    • Registros de consentimientos otorgados

    • Evidencia de implementación de medidas técnicas y organizativas

    • Resultados de auditorías y acciones correctivas

18. CONTACTO Y AUTORIDAD DE CONTROL

18.1 CONTACTO DEL RESPONSABLE:

    • ANDES TOURS S.A.

    • Delegado de Protección de Datos: [Nombre]

    • Teléfono: +57 (1) 746-1333

    • Dirección: Carrera 9 # 74-08, Bogotá D.C.

18.2 AUTORIDAD DE CONTROL:

    • Superintendencia de Industria y Comercio (SIC)

    • Dirección: Carrera 13 # 27-00, Bogotá D.C.

    • Teléfono: +57 (1) 587-0000

19. MODIFICACIONES DE LA POLÍTICA

19.1 COMUNICACIÓN DE CAMBIOS:

    • Notificación por correo electrónico a clientes registrados

    • Publicación destacada en el sitio web por 30 días

    • Aviso en redes sociales oficiales

    • Comunicación en próximas interacciones comerciales

19.2 ENTRADA EN VIGOR:

    • Los cambios rigen 30 días después de la notificación

    • Se mantiene versión anterior disponible para consulta

    • Consentimiento expreso para cambios sustanciales

20. VIGENCIA

Esta Política de Privacidad entra en vigor el 14 de febrero de 2025 y permanece vigente hasta nueva modificación.